Andrea Bruno e Luca Parodi, Sistemisti Informatici dell’Ufficio Ced della Camera di Commercio di Genova, ci raccontano come è avvenuto il passaggio a nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione all’interno dell’Ente.
– Com’era la situazione iniziale?
«Inizialmente la situazione di comunicazione interna alla Camera di Commercio era suddivisa principalmente tra il massivo utilizzo delle email con il un file server che gestiva i dati condivisi tra le varie persone dei vari uffici e si usava parecchio Skype come software di videoconferenza. Questa è la situazione che ci siamo trovati davanti quando l’anno scorso siamo entrati a far parte dell’Ente precisamente nell’Ufficio Ced (Centro Elaborazione Dati) come Sistemisti Informatici».
– Perché il passaggio a nuovi strumenti collaborativi?
«Abbiamo deciso di effettuare un upgrade sui sistemi di condivisione e collaborazione nei luoghi di lavoro per modernizzare la nostra struttura informatica e permettere una più agevole collaborazione tra uffici diversi anche in locazioni diverse delle nostre sedi essere un pochino più moderni nell’utilizzo anche delle videoconferenze e software».
– La scelta dei nuovi strumenti?
«Abbiamo analizzato le alternative presenti sul mercato valutando attentamente i pro e i contro in base anche alla nostra infrastruttura preesistente. Dato che il personale aveva già familiarità con prodotti Microsoft e anche lo stesso ufficio Ced lo utilizzava sia a livello di software preesistenti come exchange usato per la posta, si è deciso di utilizzare la nuova gamma di strumenti che Microsoft ha sviluppato anche per la comunicazione e la collaborazione interna».
– Quali strumenti avete scelto?
«Una volta deciso di optare per gli strumenti di Microsoft, abbiamo dovuto selezionare quali utilizzare. Abbiamo adottato il loro software Cloud Microsoft 365 sia perché i nostri colleghi erano già abituati all’uso dei pacchetti Office quindi si sono ritrovati in un ambiente familiare e oltre a 365 abbiamo integrato il tutto con teams e con la relativa piattaforma di condivisione e collaborazione per raggiungere lo scopo di interconnettere al meglio tutti i nostri colleghi e infine anche sharepoint come piattaforma Cloud per l’archiviazione e l’accesso da remoto oltre che per la gestione documentale di tutto ciò che avviene all’interno della Camera di Commercio».
– Com’è avvenuto il passaggio?
«Questo passaggio è stato graduale, abbiamo organizzato prima dei dei corsi in presenza qui al Ced e siamo riusciti a coinvolgere tutti i nostri colleghi ad aggiornarli preventivamente su quali sarebbero stati i cambiamenti. Poi è avvenuta l’implementazione nei mesi successivi, sempre graduale sia di migrazione della nostra internet sia di migrazione degli applicativi Office al nuovo sistema 365 per poi concludere con l’abilitazione a tutti».
– Come viene usato Teams?
«Abbiamo iniziato a illustrare in cosa consistesse Teams come software perché in pochi lo avevano già utilizzato e siamo poi arrivati alla situazione attuale in cui tutti quanti hanno Teams abilitato per funzioni documentali, videoconferenze e chat e in più hanno l’accesso a sharepoint per la gestione dei documenti».
– La nuova Intranet?
«Microsoft Teams ha in parte integrato alcune funzioni che non erano presenti nella vecchia Intranet perché viene utilizzato sia per la parte di videoconferenza sia per la parte di condivisione di dati e informazione tramite i canali e i gruppi di lavoro che si possono creare. La vecchia Intranet è stata migrata su sharepoint e abbiamo pensato a un cambio di mentalità: precedentemente la vecchia intranet faceva da repository a tutti i dati e informazioni interne all’azienda, questa parte è stata migrata su Teams e adesso la Internet è molto più snella ed ha una collezione di link delle applicazioni internet, inoltre abbiamo pensato di inserire un calendario condiviso dove vengono schedulati e memorizzati tutti gli eventi delle nostre numerose sale di conferenza».
– Quali sono i vantaggi?
«I nuovi strumenti sono stati accolti con entusiasmo soprattutto dai colleghi più giovani e riusciranno a rendere più semplice lo scambio di dati tra il personale».
– Le principali difficoltà?
«La difficoltà maggiore è stata integrare questi nuovi strumenti con procedure già collaudate e assimilate dal personale».
– Gli sviluppi futuri?
«Continuare sicuramente a investire nel cloud e sfruttare maggiormente gli strumenti che vengono messi a disposizione come per esempio Power BI e l’intelligenza artificiale».
