Il Comune di Genova ha scelto la Piattaforma Appian di process automation potenziata dall’Ai per digitalizzare e modernizzare i propri processi, superando le inefficienze legate a procedure analogiche o a flussi digitali non strutturati. L’avvio di questo percorso di trasformazione è finalizzato a rendere più efficienti e trasparenti le attività dell’amministrazione, migliorando al contempo i servizi offerti a cittadini e imprese.
L’obiettivo è duplice: da un lato, efficientare i processi interni, in un’ottica trasversale tra le diverse Direzioni dell’amministrazione comunale, riducendo i tempi di esecuzione e liberando in tal modo le risorse per attività a maggior valore; dall’altro, modernizzare e razionalizzare le applicazioni obsolete e dal costo eccessivo, integrandole in un sistema unico di back-office moderno, che consente di erogare servizi al cittadino più velocemente.
«Riteniamo che la tecnologia messa a disposizione da Appian possa far conseguire ulteriore efficienza all’Ente e di poter affrontare facilmente sia la trasformazione dei processi non ancora digitali sia la rivisitazione di quelli diventati obsoleti e la cui modernizzazione richiede strumenti più adeguati. Le Direzioni oggi gestiscono ancora in autonomia i loro processi e ciò non consente una visione unificata di tutte le attività, richiedendo attività di comunicazione ad hoc continue tra le Direzioni medesime, che potranno quindi essere eliminate – ha commentato Pasquale Criscuolo, direttore generale e segretario generale del Comune di Genova -. Questo approccio integrato ai processi e ai dati ha già dimostrato di facilitare il change management, accompagnando gli utenti a lavorare con un unico strumento. Ciò agevola percorsi di semplificazione e velocizzazione della complessiva azione amministrativa».
Una prima fase ha riguardato la Gestione dell’Organizzazione, un tema cruciale per la trasformazione digitale. L’Ente ha reso visibile, internamente ed esternamente e in maniera trasparente, la struttura delle aree e delle Direzioni e la propria organizzazione di attività e processi. Ciò rappresenta un cambiamento significativo rispetto al precedente modello organizzativo, incompleto e spesso obsoleto.
La nuova applicazione ha offerto una vista navigabile dell’Ente in base a Direzioni e servizi, garantendo che per ogni processo scaturito dalle richieste di un cittadino sia chiara la struttura interna responsabile e le persone di riferimento.
Questa vista completa è stata resa possibile dal data fabric di Appian, che unifica i dati provenienti da più fonti. Il vantaggio principale è la certezza dell’esecuzione dell’attività, gli aggiornamenti in tempo reale e rappresenta un supporto fondamentale per analizzare miglioramenti e cambiamenti di micro e macro-strutture. L’introduzione della Piattaforma Appian ha avuto un impatto concreto, aiutando gli utenti a utilizzare strumenti più lineari e coerenti con le logiche del processo. Rispetto ai benefici per la cittadinanza, nello specifico dei processi sottesi a procedure autorizzative, ci si aspetta una diminuzione dei tempi di attesa, associata a una contestuale riduzione dei costi per l’Ente.
Nella seconda fase, l’Ente utilizzerà Appian per mappare i propri processi chiave e automatizzare la gestione dei cambiamenti micro-organizzativi.
«Siamo entusiasti di supportare il Comune di Genova in questo ambizioso percorso di trasformazione digitale – ha commentato Silvia Speranza, Regional vice president di Appian per l’Italia e la Grecia -. La nostra piattaforma, con le sue capacità di automazione end-to end e il data fabric, sta permettendo all’amministrazione di modernizzare i processi chiave, migliorare la trasparenza e offrire servizi più efficienti ai cittadini. Questo progetto è un esempio lampante di come l’innovazione tecnologica possa contribuire a costruire una pubblica amministrazione più agile e reattiva».
Ampliare il programma digitale del Comune: modernizzare i sistemi legacy nell’istruzione e nelle iniziative ambientali attraverso l’automazione
Sono inoltre in corso altri due progetti verticali: il rinnovo del sistema informatico delle scuole e quello dell’ambiente, entrambi obsoleti e isolati, in un’ottica di automazione e collegamento a processi trasversali di altre Direzioni.
«L’accordo con Appian rappresenta un importante passaggio nella strategia di transizione digitale del Comune di Genova. Come assessorato a Informatica, Transizione Digitale e Personale – afferma l’assessore Rita Bruzzone – abbiamo il compito di costruire un’infrastruttura tecnologica solida, sicura e realmente trasversale, capace di superare la frammentazione dei sistemi e di accompagnare le Direzioni verso un modello di amministrazione pienamente digitale. Stiamo lavorando per trasformare processi ancora legati alla carta o a soluzioni isolate in flussi digitali integrati e trasversali, basati su dati affidabili e condivisi, così da rendere più semplice il lavoro interno e più rapida la risposta verso cittadini e imprese. L’introduzione di strumenti di automazione e di intelligenza artificiale, in particolare nei settori della scuola e dell’ambiente, ci consentirà di ridurre in modo significativo i tempi di gestione delle pratiche, migliorare la tracciabilità e valorizzare ulteriormente le competenze del nostro personale. La transizione digitale non è solo un progetto tecnologico, ma un cambiamento organizzativo e culturale che il mio assessorato sta guidando per rendere Genova un’amministrazione più moderna, trasparente e orientata ai servizi».
Per quanto concerne il settore scolastico, è stato il primo ambito digitalizzato nel Comune, con servizi già online come il fascicolo del cittadino e il sotto fascicolo “io-genitore” per la gestione dei servizi scolastici. Il sistema educativo, fiore all’occhiello dell’amministrazione, verrà rivisitato in maniera integrata per portare maggiore flessibilità, ridurre i tempi di lavorazione e l’impegno del personale di back-office, che potrà anche fruire di informazioni integrate.
Per l’ambiente, l’obiettivo è snellire tutte le procedure di autorizzazione. Attualmente, il lavoro si svolge principalmente via pec, con inoltro di modulistica ed elaborazioni manuali. L’obiettivo è creare un processo digitalizzato che coordini tutte le attività, in base a tempi e urgenze, rendendolo tracciabile e verificabile in ogni momento per la consultazione.
Inoltre, sempre nell’ottica di una sostanziale riduzione dei tempi di lavorazione, verrà implementata l’Intelligenza Artificiale per automatizzare una serie di verifiche, controlli, proposte, soluzioni o documentazione. Snellendo questi processi, si consentirà un impiego ancor più mirato e di valore per il personale. La diminuzione dei tempi di processamento e una maggiore precisione nella gestione delle pratiche, rese possibili dall’IA, potranno anche accelerare l’incasso di entrate.
