Nell’era della trasformazione digitale, la gestione sicura delle informazioni sensibili rappresenta una priorità assoluta per qualsiasi azienda. Quando si tratta di ricevere documenti riservati come bilanci o dati finanziari, dove risiede il maggior rischio? Nella ricezione di una email dal commercialista o nell’utilizzo di una chat Ai per l’elaborazione degli stessi dati?
La risposta potrebbe sorprendervi. Contrariamente alla percezione comune, l’utilizzo consapevole di strumenti di intelligenza artificiale può offrire maggiori garanzie di sicurezza rispetto ai canali di comunicazione tradizionali, purché si adottino le giuste precauzioni.
La falsa sicurezza dell’email dal commercialista
Quando il vostro commercialista vi invia il bilancio annuale via email, quella che percepite come una comunicazione sicura e professionale nasconde vulnerabilità strutturali spesso sottovalutate. In questo scenario, perdete completamente il controllo sui vostri dati sensibili ancor prima di riceverli.
Il percorso nascosto dei vostri dati
Ogni email attraversa mediamente tra 3 e 7 server intermedi prima di raggiungere la vostra casella di posta. Durante questo percorso, il messaggio contenente il vostro bilancio viene copiato e temporaneamente memorizzato su ciascun server, creando molteplici punti di vulnerabilità completamente al di fuori del vostro controllo. Non tutti questi server intermedi garantiscono protocolli di sicurezza uniformi, e alcuni potrebbero utilizzare connessioni non crittografate o standard di protezione obsoleti.
Secondo uno studio del 2024 di Proofpoint, il 91% delle organizzazioni ha subito almeno un attacco informatico attraverso l’email nell’ultimo anno, con un incremento del 23% rispetto al 2023. I dati finanziari rappresentano il 34% delle informazioni più frequentemente compromesse negli attacchi mirati agli studi professionali.
Il moltiplicatore di rischio: lo studio professionale
La situazione diventa ancora più critica considerando che il commercialista gestisce bilanci di decine o centinaia di aziende. Un singolo punto di compromissione nel sistema dello studio professionale può esporre simultaneamente i dati finanziari di tutto il portafoglio clienti.
Una volta che il commercialista invia il vostro bilancio via email, i dati si replicano in multiple copie persistenti:
• Sul server di posta dello studio (con bilanci di tutti i clienti).
• Sui server intermedi durante il trasferimento.
• Sul vostro server di posta aziendale.
• Sui dispositivi dello studio (computer, smartphone, tablet del commercialista).
• Sui vostri dispositivi aziendali (computer, dispositivi mobili sincronizzati).
• Su eventuali backup automatici di entrambe le parti.
Ognuna di queste copie rappresenta un potenziale punto di accesso per malintenzionati, ma il rischio si amplifica considerando che compromettendo il sistema dello studio, un attaccante accede contemporaneamente ai dati di tutte le aziende clienti.
Il caso dell’assistenza remota: una vulnerabilità moltiplicata
Considerate questo scenario reale: il commercialista richiede assistenza tecnica per il software gestionale o per problemi informatici generici. L’operatore dell’assistenza accede remotamente al computer dello studio per risolvere il problema. Durante questa sessione, l’operatore ha accesso pressoché illimitato non solo ai file dello studio, ma potenzialmente alle email contenenti i bilanci di decine di aziende clienti.
Questo tipo di accesso rappresenta un “single point of failure” moltiplicato: un singolo intervento di assistenza remota può compromettere la riservatezza dei dati finanziari di un intero portafoglio di aziende, inclusa la vostra. E voi, come azienda cliente, non avete alcuna visibilità o controllo su quando questi interventi avvengono o su chi vi accede.
L’asimmetria informativa: quando non sapete di essere a rischio
A differenza di quando gestite direttamente i vostri strumenti digitali, ricevere il bilancio via email dal commercialista vi mette in una posizione di totale asimmetria informativa:
• Non conoscete le politiche di sicurezza IT dello studio.
• Non controllate gli aggiornamenti di sicurezza dei loro sistemi.
• Non monitorate gli accessi ai loro server di posta.
• Non decidete quali software di backup o sincronizzazione utilizzano.
• Non supervisionate gli interventi di assistenza tecnica remota.
In sostanza, la sicurezza dei vostri dati finanziari più sensibili dipende interamente dalle scelte tecnologiche di un soggetto terzo su cui non avete alcuna governance.
L’Ai come alternativa controllata
L’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale per l’elaborazione di dati aziendali, quando fatto correttamente, ribalta completamente questo paradigma di controllo e responsabilità:
Scelta diretta del provider
Quando decidete di utilizzare l’Ai per analizzare il vostro bilancio, scegliete direttamente con quale provider lavorare. Potete valutare personalmente le loro politiche di sicurezza, i protocolli di crittografia utilizzati, le certificazioni di conformità (GDPR, ISO 27001) e i tempi di retention dei dati.
Trasparenza sui livelli di servizio
I principali provider di Ai offrono piani di servizio differenziati con garanzie esplicite:
• Versioni gratuite: spesso utilizzano i dati per training dei modelli
• Piani professionali: garantiscono maggiore privacy ma con alcune limitazioni
• Soluzioni enterprise: offrono controllo completo sui dati, crittografia end-to-end, retention policy personalizzabili e nessun utilizzo per training
Controllo temporale e geografico dei dati
Mentre un’email rimane indefinitamente memorizzata sui vari sistemi coinvolti nella catena di trasmissione, con le soluzioni AI enterprise potete definire esattamente per quanto tempo i vostri dati vengono conservati, in quale giurisdizione vengono processati e quando devono essere completamente eliminati.
Il paradosso della percezione del rischio
Esiste un paradosso interessante nella percezione aziendale del rischio digitale. Tendiamo a fidarci ciecamente di processi consolidati come l’invio di email da parte di professionisti di fiducia, mentre nutriamo sospetti verso tecnologie innovative che, paradossalmente, ci offrono maggiore controllo e trasparenza.
Quando il commercialista vi invia il bilancio via email, percepite questo processo come:
• Professionale (viene da uno studio qualificato).
• Tradizionale (si è sempre fatto così).
• Personale (c’è un rapporto di fiducia consolidato).
Tuttavia, dal punto di vista della sicurezza informatica, questo processo è:
• Opaco (non vedete la catena di trasmissione).
• Incontrollabile (dipendete dalle scelte IT di terzi).
• Persistente (le copie rimangono per tempo indefinito).
Best practice per una gestione consapevole dei dati
Alcuni consigli per massimizzare la sicurezza nella gestione dei dati finanziari aziendali.
Per l’utilizzo dell’Ai:
• Privilegiate soluzioni enterprise che offrono controllo completo sui dati.
• Verificate le certificazioni di conformità del provider scelto.
• Implementate politiche interne per l’utilizzo degli strumenti AI.
• Documentate le procedure di caricamento e gestione dei dati sensibili.
Per la comunicazione con professionisti esterni:
• Richiedete informazioni sulle politiche di sicurezza IT dello studio.
• Valutate alternative come portali sicuri o sistemi di file sharing crittografati.
• Stabilite accordi sui tempi di retention e cancellazione delle email.
• Monitorate le copie locali e implementate politiche di cancellazione periodica.
La sicurezza è una questione di governance
Il vero salto di qualità nella sicurezza aziendale si ottiene riprendendo il controllo attivo sui flussi dei propri dati sensibili. Questo non significa abbandonare la collaborazione con professionisti esterni, ma trasformare la relazione da dipendenza cieca a partnership consapevole.
Quando utilizzate strumenti di Ai per analizzare il vostro bilancio, state esercitando una governance diretta sui vostri dati. Quando ricevete il bilancio via email dal commercialista, state delegando questa governance a una catena di soggetti e tecnologie su cui non avete visibilità.
La vera sicurezza aziendale si costruisce attraverso scelte informate che massimizzano il controllo sui propri asset informativo. In un mondo dove i dati rappresentano il vero patrimonio aziendale, la capacità di decidere come, dove e per quanto tempo le vostre informazioni sensibili vengono trattate non è più un lusso tecnologico, ma una necessità strategica per la sopravvivenza e la competitività dell’impresa moderna.
Articolo in collaborazione con TechMakers.